Organize seus contatos para networking

Não importa se você está confortável em seu posto de trabalho ou procurando emprego: nos dias de hoje, manter uma rede de contatos ativa e atualizada é requisito básico. Ter à mão o telefone daquele fornecedor capaz de resolver seu problema de última hora ou lembrar do aniversário de um ex-colega pode ser o diferencial para quem quer ser reconhecido na empresa ou lembrado para futuras propostas.

Assim como em outras áreas da vida, na formação do networking (expressão em inglês usada para definir a rede de contatos de trabalho), a organização é tudo. De nada adianta conhecer pessoas interessantes em um curso, por exemplo, e esquecer os cartões de visita no meio da apostila ou voltar para casa com os nomes e telefones anotados em papeizinhos que acabam se perdendo. A melhor forma de manter esses contatos organizados depende da preferência e dinâmica de cada um. Algumas opções:

 Agenda papel:

Ela pode parecer obsoleta, mas a boa e velha agendinha de papel ainda tem seu valor. Não está sujeita a panes de sistema (quem não teve um amigo desesperado após perder todos os contatos do seu celular, por exemplo?), é barata e facilmente manuseável. A dica é anotar tudo a lápis, o que evita rasuras ao atualizar números de telefones que vivem mudando, por exemplo.

 Agenda do celular:

Com sistemas operacionais cada vez mais completos e a vantagem da portabilidade, as agendas dos celulares servem para anotar quase tudo. Como o aparelho é muitas vezes alvo de furtos ou panes de sistema, convém manter um backup da agenda para não perder todos os contatos de uma hora para a outra.

 Planilha:

Quem prefere centralizar todos os contatos no computador pode optar por uma planilha, com os dados úteis divididos em colunas e os tipos de contato em abas (por exemplo: uma aba para ex-colegas de colégio, outra para fornecedores, outra para amigos). Lembre-se de enviar periodicamente para você mesmo a planilha ou copiá-la em uma pen drive, para garantir acesso aos dados mesmo longe do computador em que ela está salva.

 Documento de texto:

Por mais simples que a solução possa parecer, concentrar todos os seus contatos em uma lista simples em um documento de Word ou bloco de notas tem como vantagem o rápido acesso aos nomes. Com um simples “Ctrl+F”, você pode digitar uma palavra-chave (como o sobrenome ou profissão) e ir direto ao ponto. Aqui também vale a dica de enviar periodicamente o documento por email ou copiar em um pen drive.

 Ferramentas específicas:

Softwares específicos para a organização de contatos, como o Microsoft Outlook 2010 com Business Contact Manager, ajudam a realizar a gestão de clientes e contatos. Sites como LinkedIn (http://br.linkedin.com/), uma rede social voltada para o networking, ajuda na formação da rede. Criar seu perfil e manter seus dados atualizados pode ajudar na hora de encontrar trabalhos, pessoas e oportunidades recomendadas por qualquer um na sua rede.

 Arquivos de papel:

É possível criar um banco de dados mais completo, reunindo artigos de jornais e revistas e folders, por exemplo, com um arquivo de pastas suspensas. Procure etiquetar cada pasta por tipo de contato ou ordem alfabética de sobrenomes.

 Checklist: os dados que valem ouro

Seja qual for a forma escolhida para organizar seus contatos, alguns dados são sempre úteis e devem ser mantidos atualizados. Quando for adicionar um contato, anote:

• Nome completo

• Telefones (celular, comercial e residencial)

• E-mail

• Endereço

• Profissão / empresa

• Referência (como foram apresentados, de onde se conhecem)

• Data de nascimento (para mandar uma lembrança ou um email na data, conforme nível de proximidade - o importante é lembrar!)

• Tags: palavras-chave pelas quais você pode procurar pelo contato (como “gerente, administração, operadora celular, São Paulo”)

• Foto: anexar uma foto ao contato ajuda a lembrar de suas feições na hora de encontrar novamente,

• Observações: neste campo, anote informações que podem ser úteis em um futuro contato, como uma ideia que a pessoa lhe trouxe ou o assunto sobre o qual conversaram. Se você ficou de enviar um email, por exemplo, é interessante anotar para pedir feedback na próxima oportunidade. No caso de fornecedores e clientes, convém anotar também experiências negativas que podem ter acontecido. Pode evitar a indicação de algum profissional que não prestou bem o serviço, por exemplo.

texto: www.organizesuavida.com.br

Organize documentos em 7 passos

Este sistema simples de 7 passos pode ajudar o profissional da comunicação a fazer e manter um sistema efetivo de arquivo. Uma vez feito, você será capaz de manter sua papelada e outras informações sob controle e encontrar tudo o que precisa em 10 segundos ou menos.

1. Separe suas informações em categorias mais amplas possíveis conforme já mostramos. Pense no supermercado. Eles têm áreas específicas para maçãs e laranjas, iogurte e leite, carne e frango, etc. As três categorias amplas são: Frutas, Laticínios e Açougue. O mesmo funciona para seus papéis. Algumas categorias comuns são: Contatos de A - H, Contatos de I - P, Contatos Q - Z, Assessorias, Matérias, Informações Gerais, ou outras dependendo da editoria, ou cliente, no caso de assessores, que atua, entre outras.

2. Faça um arquivo suspenso para cada uma destas categorias. Certifique-se de usar arquivos suspensos que podem ser pendurados em várias posições.

3. Depois, comece a dividir em subcategorias com as pastas de arquivo (pastas simples, que vão dentro das pastas suspensas). Por exemplo, em seu arquivo suspenso pessoal e em sua casa para Impostos, você pode ter pastas separadas por ano (2001, 2002, 2003, 2004, etc.).

4. Comece a colocar cada folha de papel na pasta correspondente. Marque cada uma delas com uma data para descarte, desta forma, quando você for mexer nos arquivos daqui a um ano, você saberá imediatamente o se você deve manter aquele papel.

5. Se você encontrar um papel que pode ser arquivado em algumas pastas diferentes e você não sabe ao certo em qual arquivá-lo, escolha um deles e coloque uma referência cruzada (uma anotação) dentro do outro arquivo em que ele se encaixaria.

6. Deixe espaço nos arquivos para que as gavetas não fiquem entaladas. Se as gavetas estiverem muito apertadas, arquivar será uma tarefa frustrante e é bem provável que você não a cumpra.

7. Uma vez você tenha montado seu sistema de arquivo - seja na redação ou em casa, arquive diariamente ou pelo menos semanalmente. Se você deixar seu sistema de arquivos de lado, você vai gastar muito tempo para colocá-lo em ordem novamente e vai perder em produtividade.

Texto :www.organizesuavida.com.br
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Mala de viagem - dicas de como organizar

Faça um checklist completo para a mala de viagem. . Vá marcando o que já entrou na mala e mantenha sempre ao alcance para conferência.

O que preparar com antecedência

Mais do que lembrar de tudo na hora de fazer a mala, o planejamento das férias inclui alguns itens que devem ser preparados ou conferidos com alguns dias de antecedência (o ideal é uma semana). Essa preparação poupa tempo e uma eventual dor de cabeça na hora da viagem.

Itinerário

Tenha um plano geral do seu itinerário completo, mesmo se for uma viagem a passeio e você esteja disposto a flexibilizar datas e destinos. Anote em um caderno:

• as principais rotas

• estradas

• hotéis (com número da reserva)

• companhias aéreas (com número do localizador dos voos)

• locadoras de carros

 Documentos

Muitas pessoas acostumadas a viajar preferem deixar os documentos originais no cofre do hotel e andar com uma cópia autenticada, ou vice-versa. Levar uma cópia é extremamente útil em caso de roubo ou perda. O essencial pode ser carregado o tempo todo com você em um porta-documentos.

• para viagens internacionais fora do Cone Sul: passaporte (original e cópia)

• identidade (original e cópia)

• carteira de estudante (se houver)

• carteira de motorista, caso vá alugar carros

• cartões de crédito (original e cópia)

• providencie também um cartão com telefones úteis: conhecidos no país visitado, Embaixada do Brasil, números de emergência, números de parentes e outras referências no Brasil, administradora de cartão de crédito

 Medicamentos

No Exterior, as farmácias têm critérios diferentes para a venda de medicamentos. Para não perder tempo de viagem nem correr o risco de ficar sem os remédios a que está acostumado, o ideal é montar uma necessáire com os produtos mais importante:

• remédios de uso contínuo

• analgésico

• antitérmico

• antigripal

• antialérgico

• digestivo

• repelente

• protetor solar

• colírio

• óculos reserva

• acessórios para lentes de contato

• pastilha para dor de garganta

• produtos de higiene pessoal

Outro item que pode arruinar uma viagem de férias é o sapato equivocado. O ideal é levar pares confortáveis, já amaciados, pois caminhar (muito) pelas ruas do local visitado é a melhor forma de conhecê-lo. Para isso, nada de sapato desconfortável.

Xampus, desodorantes e outros líquidos de higiene pessoal devem ir em frascos pequenos e rígidos. Para tornar mais prático o uso, guarde tudo numa necessáire ou porta-cosméticos com alça ou gancho. Quando chegar no seu destino, é só pendurar no banheiro. Mantenha o necessáire na mala, pois as novas regras de segurança nos voos não permitem o transporte de frascos com líquidos na bagagem de mão.

Se for para um lugar frio, ao invés de levar o casaco mais pesado do seu guarda-roupa, leve dois casacos, um mais fino e outro um pouco mais pesado. Assim, você escolhe o melhor para a temperatura de cada dia, e ainda pode usar os dois ao mesmo tempo se esfriar bastante. Difícil caber tudo na mala? Use o Space Bag Travel ou Duplo Uso.

Faça uma lista ou tire uma foto do conteúdo da mala, para facilitar a conferência na hora de arrumá-la para a volta e para ajudar a documentar a reclamação em caso de extravio. Guarde a lista ou a foto para ajudar na hora de arrumar a mala da sua próxima viagem.

Aparelhos eletrônicos e objetos sensíveis devem na bagagem de mão, exceto se o regulamento não permitir. Verifique com antecedência para não correr o risco de ter que abandonar o objeto irregular na hora de embarcar ou sair da fila de embarque para despachar. Ferramentas e itens cortantes ou perfurantes, por exemplo, devem ir todos na bagagem despachada.

Autor: Larissa Magrisso