Aprenda a se planejar sem culpa

Muitas vezes me perguntam se o processo de administração de tempo (ou vida), não deixa a vida muito monótona e chata, com a necessidade constante de planejar, organizar e priorizar. Aonde fica a espontaneidade do ser humano nesse processo?

A resposta para essa pergunta é: você já faz isso desde que nasceu! Você vem equipado de fábrica com o melhor e mais rápido computador que a humanidade já viu: seu cérebro. E ele é responsável por planejar as coisas pra você. Por exemplo, quando você vai sair à noite, você pensa na roupa que vai usar, no lugar que vai ir, nas pessoas que vai levar, no horário que pretende chegar. Isso é um planejamento natural e quantos outros exemplos acontecem e você nem percebe que está planejando, priorizando e organizando as coisas de uma forma natural.

Se isso é natural para algumas coisas por que não transformar o seu planejamento diário em algo natural para você também?

O segredo está em tornar o planejamento diário em um hábito agradável e automático e o primeiro passo para isso é acreditar que é possível e excluir da sua mente qualquer tipo de crença negativa a esse conceito.

Depois que você passar dessa fase de aceitação tem que seguir para a ação. Estudos na área de neurociência afirmam que se você executa uma atividade de forma consecutiva e nos mesmos padrões pelo período de 21 dias, essa atividade se transforma em um hábito. Sugiro que você se discipline para executar seu planejamento diário por 21 dias, sem furos, no mesmos padrões e horários.

O planejamento diário é o processo de alinhamento das tarefas importantes criadas durante o planejamento semanal com as atividades que aparecem no dia a dia. Caso você seja e trabalhe em uma empresa Zen Budista de origem tibetana dificilmente você se preocupará em tarefas que aparecem do “além por alguém pra ontem”, mas se você for como a maioria dos Brasileiros, deve ter muitas tarefas que aparecem no dia a dia e precisam ser priorizadas.

Sugiro que você faça seu planejamento diário logo que chegar no escritório, antes de abrir seus emails ou fazer qualquer outra coisa. São necessários apenas 5 minutos para isso, se preciso chegue mais cedo na empresa para fazer isso.

O processo de planejamento diário deve seguir alguns passos:

1. Abra um sorriso. Relaxe!!! O dia só está começando!2. Revisar o dia anterior na agenda e verificar o que ficou pendente para ser priorizado hoje, delegado ou agendado para outra data.3. Revise seus lembretes, anotações ou qualquer coisa que você fez para lembrar de algo para ser feito hoje.4. Calcule o tempo de cada tarefa, isso evita que você trabalhe mais que o previsto. Seja realista com cada tarefa e reserva um tempo para o seu amigo e conhecido Murphy.5. Priorize as tarefas. Sugiro que você liste as tarefas por ordem que devem ser feitas e siga essa ordem.

Cuidado com excessos: Não adianta programar mil tarefas e conseguir executar apenas metade, você irá se sentir frustrado com isso. Lembre-se: Seu tempo é sua vida, procure usá-lo de forma inteligente e a seu favor!

Christian Barbosa - Empresário, escritor e palestrante especializado em produtividade pessoal. Autor do livro A Tríade do Tempo, a Evolução da Produtividade pessoal - Editora Campus.

 fonte: www.organizesuavida.com.br

5 passos para acabar com a Bagunça

 Por http://cacausp.e-familyblog.com

1. Use a Regra 80/20

A maioria das pessoas usa apenas 20% dos itens que possui. Os outros 80% são compostos por coisas que já foram utilizadas algum dia ou que possivelmente podem ser utilizadas no futuro. Isso basicamente significa que aproximadamente 80% de suas coisas apenas ocupam espaço e acumula pó.

Comece a selecionar apenas os itens que você usa regularmente. 20% daquilo que você usa regularmente e então mantenha e guarde esses itens. Encontre um lugar para cada um deles, lembre-se que cada coisa deve ter sua casa. Todos os outros itens que se enquadram nos 80% restantes, então estes são excelentes candidato para doação, venda em brechós ou venda de garagem (não muito comum no Brasil). 

2. Faça o teste da Emergência

 

Se tivesse uma situação de emergência e você precisasse escolher em uma hora ou menos alguns itens essenciais, o que você levaria? O que deixaria para trás? Isso deverá lhe dar uma excelente indicação dos itens que são verdadeiramente importantes para você e daqueles itens que não.

3. Crie um sistema de recompensa

Se a sua bagunça está começando a atrapalhar a sua casa, escritório ou sua vida é hora de aliviar sua carga. Garanto que se você recebesse dinheiro para livrar-se de pelo menos de 50%da sua tralha você faria isso sem pestanejar. Por quê? Porque dinheiro é sempre uma ótima recompensa. Tente estabelecer algumas recompensas realista. Recompense seus esforços com viagens, roupas, experiências. Mas só se você cumprir suas metas. Peça a um amigo que pegue no seu pé.

4. Mantenha um diário

Escreva num bloco ou caderno cada item que você usar nas próximas 2 semanas. Fique atento para os objetos que não foram escritos na lista e qual a razão? A resposta pode ser que o item seja sazonal, e neste momento seja hora de ser usado. No entanto, se a resposta é que você está guardando certa coisa, pois pode voltar a ser moda algum dia, então esse item deve ser doado ou vendido.

5. Esconda por 6 meses. 

Se o pensamento de se livrar de alguma coisa que você quase nunca em parece não ser muito boa, coloque os objetos na caixa e guarde (sótão, garagem, etc). Escreva em sua agenda, a data que dever ser daqui exatamente 6 meses a partir de hoje. Nessa data, marca as palavras 6 meses/caixa.

Quando chegar ao mês 6 e você ler essa anotação em sua agenda, você deve lembrar se tocou ou não na caixa uma única vez nos últimos 6 meses. Se não, está na hora de doar o conteúdo da caixa. Não abra e nem olhe dentro, você pode mudar de idéia. Se não foi necessário nos últimos 6 meses, você certamente não precisa.