Organize sua mesa de trabalho

 Já faz um bom tempo que você não vê sua mesa???

Prepare-se para reencontrá-la debaixo das pilhas de papel. 

Agende pelo menos quatro horas para a primeira metade da missão.

 limpeza

• Tire tudo de cima  e empilhe no chão.
• Limpe a mesa com desinfetante e passe um lustra-móveis até que ela pareça nova. Pegue um saco de lixo bem grande e comece a dispensar tudo que não corresponda  seu atual projeto, o de referência legal futura. 
• Separe os papéis dessas duas categorias em duas pilhas atrás de você.

Descanse 

Ao voltar comece a reorganizar as coisas que você manteve 

• Categorize e organize os arquivos diários nas novas pastas.
• Etiquete tudo de forma que fique claro para você o conteúdo de cada pasta.
• Arquive papeis e documentos que não são usados com freqüência, 

Organize sua mesa de trabalho

• Coloque o telefone de volta sobre a mesa. 
• O bloco de papel deve ficar próximo ao telefone.
• Coloque suprimentos dentro de seu porta-lápis e caneta. Lembre-se de eliminar canetas que não funcionam e toquinhos de lápis.
• Use divisórias para organizar as gavetas mantendo os  itens em ordem e no lugar certo.
• Deixe sua agenda sobre mesa.
• E tenha uma lixeira para papéis próxima a sua mesa. Assim você não começa a acumular papéis inúteis novamente.

Encontre o local adequado para guardar o que restou

• Os manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritório.
• Os disquetes e CD-ROM nos compartimentos apropriados e  próximos a seu computador.
• Quanto a fotografias, enquadre-as e as pendure na parede.

Na ORGANIZZATA ...

Dicas para organizar a mesa de Trabalho

Olá pessoal,

Depois e uma semana longe do meu local físico de trabalho, voltei. Confesso que até com uma ligeira saudade dos meus pertences, mas quando vi o caos da minha mesa , (SO-COR-RO) Tive que correr atrás do prejuízo, e foi ai que encontrei essa matéria. Espero que gostem

Sua mesa está assim?

Segundo o Feng Shui, arrumar a mesa do jeito certo faz as energias fluírem e o astral do escritório ficar lá em cima.

1. Tente sentar de frente para a porta de entrada: a movimentação atrapalha a concentração, mas é sempre bom observar quem chega e sai.

2. Papéis, arquivos, livros e xícaras não deixam a energia fluir direto. Marque um dia por semana para fazer uma faxina na mesa, limpar as teclas do computador e esvaziar as gavetas.

3. Para conseguir reconhecimento e aumento de salário, coloque no canto esquerdo de sua escrivaninha algo vermelho ou um cristal.

4. Um vaso de planta do lado direito da mesa ajuda a ter saúde sempre em dia.

5. Objetos pontudos liberam energia negativa. Esconda tesouras e estiletes.

6. Ponha um copo com água sobre a mesa para absorver as ondas ruins. No final do dia, jogue numa planta que esteja na terra ou na pia.

7. Se os móveis forem frágeis, tenha algum objeto sólido e pesado na sua mesa. Pode ser um peso de papel ou uma estatueta.

8. Deixe por perto coisas que tragam boas lembranças.

9. Use moldura negra, vermelha ou dourada em quadros ou fotos.

10. Não empurre as tarefas para depois. O trabalho atrasado não permite que as energias se renovem.

 www.organizesuzvida.com.br

Dicas  ORGANIZZATA

Para quem precisar de algo mais teórico o post  Organize-se no trabalho pode ajudar também!

Agora, mãos a obra depois apareço para contar como ficou

Beijos

Dicas para ganhar espaço em casa

Potes - ORGANIZZATA

Aqui vai uma ajudinha de como poupar espaço em casa:

1. Dentro dos armários da cozinha, a palavra de ordem é empilhar! Organize por tamanhos e empilhe panelas, tachos, pratos, saladeiras, bacias, malgas, potes plásticos, tupperwares… não deixe nada escapar!

2. Na hora de guardar restos na geladeira, opte sempre por tupperwares quadrados – ocupam muito menos espaço que os redondos!

3. Aproveite todo o espaço livre que existe debaixo das camas para guardar – de preferência dentro de caixas plásticas grandes ou space bags – a roupa de inverno, cobertores, colchas, edredons, tapetes…

Ganchos - ORGANIZZATA

4. Tire o máximo partido do seu guarda-roupa, recorrendo a organizadores suspensos e aos cabides multifunções, excelentes para agrupar cintos, gravatas, lenços, écharpes e outras peças pequenas. Ponha ordem e ganhe espaço nas suas gavetas com colméias e divisórias de gaveta.

Divisórias de Gaveta - OGANIZZATA

5. Escolher móveis com múltiplas funções é uma excelente forma de poupar espaço precioso: mesas afixadas à parede que podem ser “levantadas” quando não utilizadas; sofás-cama; camas que escondem espaço para arrumação sob o colchão; mesas de centro, repousa pés ou pufs que abrem e que têm espaço para revistas ou mantas…as opções são muitas!

6. Os corredores são uma excelente divisão para instalar armários estreitos que tanto podem servir de sapateira, como guarda-roupa ou, não, biblioteca?!

7. Aproveite todos os nichos verticais para instalar prateleiras, estantes ou armários e faça-os chegar até ao teto – todos os centímetros são bem-vindos! Não descuide dos cantos, já existem muitas soluções no mercado especialmente pensadas para esses cantos.

8. Há sempre muito espaço livre sobre as portas e janelas – perfeito para instalar prateleiras e pequenos armários de parede para uma arrumação extra!

9. O truque de colocar uma estante na horizontal pode ainda ser aplicado às costas de um sofá, por exemplo.

10. Pense em todo o espaço livre que as paredes do banheiro oferecem… requer apenas a instalação de uma prateleira multifuncional para guardar toalhas extra, pendurar os robes ou as toalhas em uso e provavelmente terá ainda espaço para acomodar um pequeno cesto para todos os seus cremes e produtos de banho.

11. Troque o seu computador velhinho por um portátil.

12. Retire todos os seus CDs e DVDs das caixas e coloque-os em álbuns próprios que, em pouco espaço, armazenam centenas de CDs.

13. Na garagem, afixe à parede alguns pedaços de madeira resistentes com pregos e/ou ganchos, onde vai poder pendurar um sem número de utensílios que andam dispersos. Aproveite ainda as paredes da garagem para pendurar as bicicletas, pranchas de surf, os skates e outros equipamentos desportivos. Se mesmo assim o espaço continua escasso, porque não montar uma estante na garagem?

14. Livre-se de todos os objetos que já não utiliza – doando ou vendendo o que estiver em boas condições. Esta é uma das maneiras mais fáceis de poupar espaço!

15. Mantenha tudo no seu lugar certo para não “roubar” espaço às outras coisas!

texto : www.organizesuavida.com.br

Organize documentos em 7 passos

Este sistema simples de 7 passos pode ajudar o profissional da comunicação a fazer e manter um sistema efetivo de arquivo. Uma vez feito, você será capaz de manter sua papelada e outras informações sob controle e encontrar tudo o que precisa em 10 segundos ou menos.

1. Separe suas informações em categorias mais amplas possíveis conforme já mostramos. Pense no supermercado. Eles têm áreas específicas para maçãs e laranjas, iogurte e leite, carne e frango, etc. As três categorias amplas são: Frutas, Laticínios e Açougue. O mesmo funciona para seus papéis. Algumas categorias comuns são: Contatos de A - H, Contatos de I - P, Contatos Q - Z, Assessorias, Matérias, Informações Gerais, ou outras dependendo da editoria, ou cliente, no caso de assessores, que atua, entre outras.

2. Faça um arquivo suspenso para cada uma destas categorias. Certifique-se de usar arquivos suspensos que podem ser pendurados em várias posições.

3. Depois, comece a dividir em subcategorias com as pastas de arquivo (pastas simples, que vão dentro das pastas suspensas). Por exemplo, em seu arquivo suspenso pessoal e em sua casa para Impostos, você pode ter pastas separadas por ano (2001, 2002, 2003, 2004, etc.).

4. Comece a colocar cada folha de papel na pasta correspondente. Marque cada uma delas com uma data para descarte, desta forma, quando você for mexer nos arquivos daqui a um ano, você saberá imediatamente o se você deve manter aquele papel.

5. Se você encontrar um papel que pode ser arquivado em algumas pastas diferentes e você não sabe ao certo em qual arquivá-lo, escolha um deles e coloque uma referência cruzada (uma anotação) dentro do outro arquivo em que ele se encaixaria.

6. Deixe espaço nos arquivos para que as gavetas não fiquem entaladas. Se as gavetas estiverem muito apertadas, arquivar será uma tarefa frustrante e é bem provável que você não a cumpra.

7. Uma vez você tenha montado seu sistema de arquivo - seja na redação ou em casa, arquive diariamente ou pelo menos semanalmente. Se você deixar seu sistema de arquivos de lado, você vai gastar muito tempo para colocá-lo em ordem novamente e vai perder em produtividade.

Texto :www.organizesuavida.com.br
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Organize-se no trabalho

Quando foi a última vez que você viu sua mesa de trabalho e ficou orgulhoso dela? Faz tempo? Ah, isso nunca aconteceu?

Seja como for, tá chegando a hora de reencontrar sua mesa debaixo das montanhas de papel. Mas “Quanto tempo vai levar pra arrumar a bagunça?”, Bem, o tempo dispensado vai depender do tamanho de sua mesa, da quantidade de papéis e bugigangas em cima e dentro dela e de há quanto tempo você não vê sua superfície. Entretanto, possivelmente leve só um minuto ou dois para tirar tudo de cima dela, depois, de 1 a 2 horas  para jogar fora o que não é necessário e mais umas 3 horas para reorganizar o que sobrou.

Garanto que vale muito a pena investir este tempinho. Será como se “tirasse um bode da sala”, tudo vai ficar mais leve.

Vamos lá, se dê esta chance! Você vai se sentir mais feliz e produtivo!

Efetuar uma Limpeza geral de tempos em tempos é muito importante pois o gerenciamento de papéis e informações é parte essencial do dia-a-dia da maioria dos negócios e das atividades de qualquer pessoa. Isto vai fazer toda a diferença para a eficiência do trabalho.

 Você pode se programar de várias formas. Aqui apresento duas opções:

1. Escolha um dia especial para esta tarefa (um sábado por exemplo) e marque em sua agenda. Pode ser um dia da semana mais calmo ou uma época em que suas demandas de trabalho estão mais tranquilas. Separe um tempo adequado em função do volume de coisas que possui (ou do tamanho da bagunça ) Faça isso agora! Agende Já!

2. Outra possibilidade, caso você não possa dispor de um dia inteiro, é separar 1 hora ou alguns minutos por dia para esta tarefa. Você pode agendar todo dia, por exemplo, das 7:30 às 8:30 (acorde um pouco mais cedo nesta semana. Vai valer a pena!)Faça isso agora! Agende Já!
Ah, prepare-se para boas surpresas pois você vai encontrar papéis,documentos e objetos há muito desaparecidos.

 Planeje um dia separado para a limpeza de seus arquivos de computador. (esta limpeza deixará seu computador mais rápido, com mais espaço e mais organizado).

Existem 3 princípios básicos na organização:
1. Consolidar - Definir o que serve e o que não serve, o que vai usar e o que não vai. Descartar, jogar fora.
2. Categorizar - Definir seu sistema de categorias e assuntos
3. Guardar – Definir um local para cada coisa

 Como se preparar?
Providencie pastas de arquivo, visores e etiquetas e caixas de arquivo morto, se for o caso. Sacos ou caixas para lixo (acredite, você vai precisar disso).Avise sua secretária ou seus pares que você estará ocupado com isto neste dia. Se for o caso, incentive-os a fazer o mesmo.

Coloque uma música tranquila para relaxar quando começar a tarefa.

1.Consolidar 
O que jogar fora – a arte de jogar o lixo no lixo – O que guardar
Pergunte-se a si mesmo as seguintes questões : Isso requer alguma ação minha ou de outra pessoa? – Isto já existe em outro lugar ou formato? – É recente o suficiente para ser útil? – Posso identificar uma utilidade específica para isso? – Será difícil consegui-lo novamente? – É um documento legal que exija que eu guarde? – O documento está desatualizado e pode me causar problemas desnecessários? – Mais alguém pode precisar desta informação?
Se  você respondeu não a estas 8 questões, descarte! Se mesmo tendo respondido não continua em dúvida, pergunte- se ainda: Qual a pior coisa que pode acontecer se eu jogar isto fora? Se der pra conviver com isso, descarte.

2.Categorizar
Esta é a parte mais importante de todas. Um sistema de categorias bem montado, vai possibilitar uma organização mais eficiente e mais duradoura. Um bom sistema de categorias é que vai permitir guardar uma informação ou documento rapidamente, e depois dar condições para que sejam encontrados rapidamente, quando necessário. Portanto, invista o tempo necessário nesta fase.
Quer saber o segredo para uma organização nota 10?
Utilize o mesmo sistema de categorias para seus arquivos em papel, seu Explorer (arquivos no computador) e arquivos de emails. Abaixo dois exemplos de um sistema de categorias simples:
 

3.Guardar
Lembre-se: Cada coisa em seu lugar e um lugar para cada coisa.
Você pode até trabalhar em uma mesa cheia de papéis e objetos, se isso é importante para seu fluxo de trabalho, contanto que após terminar, tudo isso possa voltar para um local determinado.
Daí a importância de ter também um sistema de arquivos organizado. Seus papéis e seus arquivos de computador precisam ter um local certo para serem guardados e depois facilmente recuperados. Se não for assim, eles serão perdidos ou vão virar bagunça em algum lugar, provavelmente sua mesa.

É isso aí. Mãos a obra e boa sorte.

Organize-se, você pode!
 

Autor: José Luiz Cunha 

texto:www.organizesuavida.com.br

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