Organize sua mesa de trabalho

 Já faz um bom tempo que você não vê sua mesa???

Prepare-se para reencontrá-la debaixo das pilhas de papel. 

Agende pelo menos quatro horas para a primeira metade da missão.

 limpeza

• Tire tudo de cima  e empilhe no chão.
• Limpe a mesa com desinfetante e passe um lustra-móveis até que ela pareça nova. Pegue um saco de lixo bem grande e comece a dispensar tudo que não corresponda  seu atual projeto, o de referência legal futura. 
• Separe os papéis dessas duas categorias em duas pilhas atrás de você.

Descanse 

Ao voltar comece a reorganizar as coisas que você manteve 

• Categorize e organize os arquivos diários nas novas pastas.
• Etiquete tudo de forma que fique claro para você o conteúdo de cada pasta.
• Arquive papeis e documentos que não são usados com freqüência, 

Organize sua mesa de trabalho

• Coloque o telefone de volta sobre a mesa. 
• O bloco de papel deve ficar próximo ao telefone.
• Coloque suprimentos dentro de seu porta-lápis e caneta. Lembre-se de eliminar canetas que não funcionam e toquinhos de lápis.
• Use divisórias para organizar as gavetas mantendo os  itens em ordem e no lugar certo.
• Deixe sua agenda sobre mesa.
• E tenha uma lixeira para papéis próxima a sua mesa. Assim você não começa a acumular papéis inúteis novamente.

Encontre o local adequado para guardar o que restou

• Os manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritório.
• Os disquetes e CD-ROM nos compartimentos apropriados e  próximos a seu computador.
• Quanto a fotografias, enquadre-as e as pendure na parede.

Na ORGANIZZATA ...

Organize seus livros

     

     Na estante coloque os livros nas prateleiras por ordem alfabética (de nome de autor ou de título) e por gênero. Para conservá-los, limpe as extremidades das páginas com uma escova de cerdas macias e a capa com um pano macio. Proteja-os da incidência direta da luz solar. Para retirar a umidade de um livro molhado, salpique as páginas com um pouco de amido de milho, retirando no dia seguinte. Para evitar as traças, remova os livros da prateleira, limpando-os com um pano úmido e deixando-os abertos para receber luz. Limpe as prateleiras com pano umedecido e, depois de secas, guarde os livros novamente.

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dicas retiradas do livro : Chega de Bagunça - Organize-se

Organize documentos em 7 passos

Este sistema simples de 7 passos pode ajudar o profissional da comunicação a fazer e manter um sistema efetivo de arquivo. Uma vez feito, você será capaz de manter sua papelada e outras informações sob controle e encontrar tudo o que precisa em 10 segundos ou menos.

1. Separe suas informações em categorias mais amplas possíveis conforme já mostramos. Pense no supermercado. Eles têm áreas específicas para maçãs e laranjas, iogurte e leite, carne e frango, etc. As três categorias amplas são: Frutas, Laticínios e Açougue. O mesmo funciona para seus papéis. Algumas categorias comuns são: Contatos de A - H, Contatos de I - P, Contatos Q - Z, Assessorias, Matérias, Informações Gerais, ou outras dependendo da editoria, ou cliente, no caso de assessores, que atua, entre outras.

2. Faça um arquivo suspenso para cada uma destas categorias. Certifique-se de usar arquivos suspensos que podem ser pendurados em várias posições.

3. Depois, comece a dividir em subcategorias com as pastas de arquivo (pastas simples, que vão dentro das pastas suspensas). Por exemplo, em seu arquivo suspenso pessoal e em sua casa para Impostos, você pode ter pastas separadas por ano (2001, 2002, 2003, 2004, etc.).

4. Comece a colocar cada folha de papel na pasta correspondente. Marque cada uma delas com uma data para descarte, desta forma, quando você for mexer nos arquivos daqui a um ano, você saberá imediatamente o se você deve manter aquele papel.

5. Se você encontrar um papel que pode ser arquivado em algumas pastas diferentes e você não sabe ao certo em qual arquivá-lo, escolha um deles e coloque uma referência cruzada (uma anotação) dentro do outro arquivo em que ele se encaixaria.

6. Deixe espaço nos arquivos para que as gavetas não fiquem entaladas. Se as gavetas estiverem muito apertadas, arquivar será uma tarefa frustrante e é bem provável que você não a cumpra.

7. Uma vez você tenha montado seu sistema de arquivo - seja na redação ou em casa, arquive diariamente ou pelo menos semanalmente. Se você deixar seu sistema de arquivos de lado, você vai gastar muito tempo para colocá-lo em ordem novamente e vai perder em produtividade.

Texto :www.organizesuavida.com.br
Produtos : ORGANIZZATA

Organize-se no trabalho

Quando foi a última vez que você viu sua mesa de trabalho e ficou orgulhoso dela? Faz tempo? Ah, isso nunca aconteceu?

Seja como for, tá chegando a hora de reencontrar sua mesa debaixo das montanhas de papel. Mas “Quanto tempo vai levar pra arrumar a bagunça?”, Bem, o tempo dispensado vai depender do tamanho de sua mesa, da quantidade de papéis e bugigangas em cima e dentro dela e de há quanto tempo você não vê sua superfície. Entretanto, possivelmente leve só um minuto ou dois para tirar tudo de cima dela, depois, de 1 a 2 horas  para jogar fora o que não é necessário e mais umas 3 horas para reorganizar o que sobrou.

Garanto que vale muito a pena investir este tempinho. Será como se “tirasse um bode da sala”, tudo vai ficar mais leve.

Vamos lá, se dê esta chance! Você vai se sentir mais feliz e produtivo!

Efetuar uma Limpeza geral de tempos em tempos é muito importante pois o gerenciamento de papéis e informações é parte essencial do dia-a-dia da maioria dos negócios e das atividades de qualquer pessoa. Isto vai fazer toda a diferença para a eficiência do trabalho.

 Você pode se programar de várias formas. Aqui apresento duas opções:

1. Escolha um dia especial para esta tarefa (um sábado por exemplo) e marque em sua agenda. Pode ser um dia da semana mais calmo ou uma época em que suas demandas de trabalho estão mais tranquilas. Separe um tempo adequado em função do volume de coisas que possui (ou do tamanho da bagunça ) Faça isso agora! Agende Já!

2. Outra possibilidade, caso você não possa dispor de um dia inteiro, é separar 1 hora ou alguns minutos por dia para esta tarefa. Você pode agendar todo dia, por exemplo, das 7:30 às 8:30 (acorde um pouco mais cedo nesta semana. Vai valer a pena!)Faça isso agora! Agende Já!
Ah, prepare-se para boas surpresas pois você vai encontrar papéis,documentos e objetos há muito desaparecidos.

 Planeje um dia separado para a limpeza de seus arquivos de computador. (esta limpeza deixará seu computador mais rápido, com mais espaço e mais organizado).

Existem 3 princípios básicos na organização:
1. Consolidar - Definir o que serve e o que não serve, o que vai usar e o que não vai. Descartar, jogar fora.
2. Categorizar - Definir seu sistema de categorias e assuntos
3. Guardar – Definir um local para cada coisa

 Como se preparar?
Providencie pastas de arquivo, visores e etiquetas e caixas de arquivo morto, se for o caso. Sacos ou caixas para lixo (acredite, você vai precisar disso).Avise sua secretária ou seus pares que você estará ocupado com isto neste dia. Se for o caso, incentive-os a fazer o mesmo.

Coloque uma música tranquila para relaxar quando começar a tarefa.

1.Consolidar 
O que jogar fora – a arte de jogar o lixo no lixo – O que guardar
Pergunte-se a si mesmo as seguintes questões : Isso requer alguma ação minha ou de outra pessoa? – Isto já existe em outro lugar ou formato? – É recente o suficiente para ser útil? – Posso identificar uma utilidade específica para isso? – Será difícil consegui-lo novamente? – É um documento legal que exija que eu guarde? – O documento está desatualizado e pode me causar problemas desnecessários? – Mais alguém pode precisar desta informação?
Se  você respondeu não a estas 8 questões, descarte! Se mesmo tendo respondido não continua em dúvida, pergunte- se ainda: Qual a pior coisa que pode acontecer se eu jogar isto fora? Se der pra conviver com isso, descarte.

2.Categorizar
Esta é a parte mais importante de todas. Um sistema de categorias bem montado, vai possibilitar uma organização mais eficiente e mais duradoura. Um bom sistema de categorias é que vai permitir guardar uma informação ou documento rapidamente, e depois dar condições para que sejam encontrados rapidamente, quando necessário. Portanto, invista o tempo necessário nesta fase.
Quer saber o segredo para uma organização nota 10?
Utilize o mesmo sistema de categorias para seus arquivos em papel, seu Explorer (arquivos no computador) e arquivos de emails. Abaixo dois exemplos de um sistema de categorias simples:
 

3.Guardar
Lembre-se: Cada coisa em seu lugar e um lugar para cada coisa.
Você pode até trabalhar em uma mesa cheia de papéis e objetos, se isso é importante para seu fluxo de trabalho, contanto que após terminar, tudo isso possa voltar para um local determinado.
Daí a importância de ter também um sistema de arquivos organizado. Seus papéis e seus arquivos de computador precisam ter um local certo para serem guardados e depois facilmente recuperados. Se não for assim, eles serão perdidos ou vão virar bagunça em algum lugar, provavelmente sua mesa.

É isso aí. Mãos a obra e boa sorte.

Organize-se, você pode!
 

Autor: José Luiz Cunha 

texto:www.organizesuavida.com.br

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