Organize sua mesa de trabalho

 Já faz um bom tempo que você não vê sua mesa???

Prepare-se para reencontrá-la debaixo das pilhas de papel. 

Agende pelo menos quatro horas para a primeira metade da missão.

 limpeza

• Tire tudo de cima  e empilhe no chão.
• Limpe a mesa com desinfetante e passe um lustra-móveis até que ela pareça nova. Pegue um saco de lixo bem grande e comece a dispensar tudo que não corresponda  seu atual projeto, o de referência legal futura. 
• Separe os papéis dessas duas categorias em duas pilhas atrás de você.

Descanse 

Ao voltar comece a reorganizar as coisas que você manteve 

• Categorize e organize os arquivos diários nas novas pastas.
• Etiquete tudo de forma que fique claro para você o conteúdo de cada pasta.
• Arquive papeis e documentos que não são usados com freqüência, 

Organize sua mesa de trabalho

• Coloque o telefone de volta sobre a mesa. 
• O bloco de papel deve ficar próximo ao telefone.
• Coloque suprimentos dentro de seu porta-lápis e caneta. Lembre-se de eliminar canetas que não funcionam e toquinhos de lápis.
• Use divisórias para organizar as gavetas mantendo os  itens em ordem e no lugar certo.
• Deixe sua agenda sobre mesa.
• E tenha uma lixeira para papéis próxima a sua mesa. Assim você não começa a acumular papéis inúteis novamente.

Encontre o local adequado para guardar o que restou

• Os manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritório.
• Os disquetes e CD-ROM nos compartimentos apropriados e  próximos a seu computador.
• Quanto a fotografias, enquadre-as e as pendure na parede.

Na ORGANIZZATA ...

A Organização em Reuniões

Esqueça-se das críticas que existem a respeito das reuniões. É muito comum se comentar: "Reuniões são uma perda de tempo!". "Ah, meu Deus, lá vem outra reunião...".
Como profissional moderno e atualizado, você precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil, como apontam estudos de Neurolingüística, é formada por pessoas mais "auditivas". Ou seja, neste país, gostamos de falar e de ouvir. Por isso se lê tão pouco.

Iremos lhe indicar alguns elementos básicos sobre a organização e participação em reuniões. Utilize o roteiro como uma espécie de checklist.

Definição de hora e lugar

Cabe a você ter certeza de que tudo vai se encaixar. Certifique-se de que a carga horária não ultrapasse outros compromissos do líder. Tente encontrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reunião. Por exemplo: se o assunto em pauta for "explosivo" ou polêmico, procure - se possível - destinar um local mais aprazível, algo que ajude a "desarmar os espíritos".

Comunicação Interna
Faça uma parceria produtiva com o pessoal responsável pela Comunicação Interna. Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informados pelo Correio Eletrônico, por Circular, Memorando, etc. Quando for de extrema importância, confirme - ou tenha a certeza de que alguém o fez - as presenças por escrito.

Papéis e lápis/canetas
Não deixe que ninguém dê a desculpa que não anotou alguma coisa porque "se esqueceu" dos instrumentos básicos para isso. Preste atenção à quantidade e qualidade, de acordo com o número de pessoas e o tipo de reunião. Distribua tudo previamente no local. Não deixe faltar, se forem necessários, flip chart, TV, vídeo, quadro negro, pranchetas, etc..

Disposição Geral
Ao líder deverá ser reservado um lugar de onde possa ser observado por todos, sem distinção. Combine com ele se há necessidade de uma distribuição estratégica de lugares. De repente, ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa... De preferência, tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de forma separada. Porque a tendência é de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente.

Bebidas
Nada além de água (gelada e sem gelo), café e chá.

Saber ouvir
Preste atenção a cada palavra e em sua entonação. Muitos perdem o melhor da reunião, pois enquanto o outro está falando, ele estão pensando em como se sobressair.

Interrupções
Obtenha do líder uma combinação sobre a oportunidade ou não das interrupções ocasionadas por fatores externos. Ligações urgentes, chamados de serviço, etc.. Tudo deverá ser comunicado após a reunião? É esperada alguma ligação urgente? Quem poderá sair da sala para atender emergências? Etc..

Lista de presença
Geralmente, o líder gosta de saber quem faltou e porquê. Prepare tudo antes e garanta que todos os presentes puderam assinar a lista.

Ata
É muito importante e tem que ser bem minuciosa. Data, hora e local, assunto, quem falou o que, que temas ficaram pendentes, o essencial e as conclusões. Sempre que possível, faça o líder ler e assinar.

fonte: www.organizesuavida.com.br

Organize-se no trabalho

Quando foi a última vez que você viu sua mesa de trabalho e ficou orgulhoso dela? Faz tempo? Ah, isso nunca aconteceu?

Seja como for, tá chegando a hora de reencontrar sua mesa debaixo das montanhas de papel. Mas “Quanto tempo vai levar pra arrumar a bagunça?”, Bem, o tempo dispensado vai depender do tamanho de sua mesa, da quantidade de papéis e bugigangas em cima e dentro dela e de há quanto tempo você não vê sua superfície. Entretanto, possivelmente leve só um minuto ou dois para tirar tudo de cima dela, depois, de 1 a 2 horas  para jogar fora o que não é necessário e mais umas 3 horas para reorganizar o que sobrou.

Garanto que vale muito a pena investir este tempinho. Será como se “tirasse um bode da sala”, tudo vai ficar mais leve.

Vamos lá, se dê esta chance! Você vai se sentir mais feliz e produtivo!

Efetuar uma Limpeza geral de tempos em tempos é muito importante pois o gerenciamento de papéis e informações é parte essencial do dia-a-dia da maioria dos negócios e das atividades de qualquer pessoa. Isto vai fazer toda a diferença para a eficiência do trabalho.

 Você pode se programar de várias formas. Aqui apresento duas opções:

1. Escolha um dia especial para esta tarefa (um sábado por exemplo) e marque em sua agenda. Pode ser um dia da semana mais calmo ou uma época em que suas demandas de trabalho estão mais tranquilas. Separe um tempo adequado em função do volume de coisas que possui (ou do tamanho da bagunça ) Faça isso agora! Agende Já!

2. Outra possibilidade, caso você não possa dispor de um dia inteiro, é separar 1 hora ou alguns minutos por dia para esta tarefa. Você pode agendar todo dia, por exemplo, das 7:30 às 8:30 (acorde um pouco mais cedo nesta semana. Vai valer a pena!)Faça isso agora! Agende Já!
Ah, prepare-se para boas surpresas pois você vai encontrar papéis,documentos e objetos há muito desaparecidos.

 Planeje um dia separado para a limpeza de seus arquivos de computador. (esta limpeza deixará seu computador mais rápido, com mais espaço e mais organizado).

Existem 3 princípios básicos na organização:
1. Consolidar - Definir o que serve e o que não serve, o que vai usar e o que não vai. Descartar, jogar fora.
2. Categorizar - Definir seu sistema de categorias e assuntos
3. Guardar – Definir um local para cada coisa

 Como se preparar?
Providencie pastas de arquivo, visores e etiquetas e caixas de arquivo morto, se for o caso. Sacos ou caixas para lixo (acredite, você vai precisar disso).Avise sua secretária ou seus pares que você estará ocupado com isto neste dia. Se for o caso, incentive-os a fazer o mesmo.

Coloque uma música tranquila para relaxar quando começar a tarefa.

1.Consolidar 
O que jogar fora – a arte de jogar o lixo no lixo – O que guardar
Pergunte-se a si mesmo as seguintes questões : Isso requer alguma ação minha ou de outra pessoa? – Isto já existe em outro lugar ou formato? – É recente o suficiente para ser útil? – Posso identificar uma utilidade específica para isso? – Será difícil consegui-lo novamente? – É um documento legal que exija que eu guarde? – O documento está desatualizado e pode me causar problemas desnecessários? – Mais alguém pode precisar desta informação?
Se  você respondeu não a estas 8 questões, descarte! Se mesmo tendo respondido não continua em dúvida, pergunte- se ainda: Qual a pior coisa que pode acontecer se eu jogar isto fora? Se der pra conviver com isso, descarte.

2.Categorizar
Esta é a parte mais importante de todas. Um sistema de categorias bem montado, vai possibilitar uma organização mais eficiente e mais duradoura. Um bom sistema de categorias é que vai permitir guardar uma informação ou documento rapidamente, e depois dar condições para que sejam encontrados rapidamente, quando necessário. Portanto, invista o tempo necessário nesta fase.
Quer saber o segredo para uma organização nota 10?
Utilize o mesmo sistema de categorias para seus arquivos em papel, seu Explorer (arquivos no computador) e arquivos de emails. Abaixo dois exemplos de um sistema de categorias simples:
 

3.Guardar
Lembre-se: Cada coisa em seu lugar e um lugar para cada coisa.
Você pode até trabalhar em uma mesa cheia de papéis e objetos, se isso é importante para seu fluxo de trabalho, contanto que após terminar, tudo isso possa voltar para um local determinado.
Daí a importância de ter também um sistema de arquivos organizado. Seus papéis e seus arquivos de computador precisam ter um local certo para serem guardados e depois facilmente recuperados. Se não for assim, eles serão perdidos ou vão virar bagunça em algum lugar, provavelmente sua mesa.

É isso aí. Mãos a obra e boa sorte.

Organize-se, você pode!
 

Autor: José Luiz Cunha 

texto:www.organizesuavida.com.br

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